Zo los je jouw werkdruk op

Deel 2 in de serie over gezonde werkdruk

 

Misschien ken je het wel dat je hartstikke druk bent en dat je tegen jezelf zegt: Ik zou hier toch tegen moeten kunnen, waarom heb ik er zo’n last van? Je bent van mening dat je meer ‘mindfull’ zou moeten zijn, je er minder druk om zou moeten maken of makkelijker zou moeten kunnen loslaten. Maar de realiteit is dat het voor veel onrust zorgt en het je veel energie kost om de boel op een rij te houden.

Als ook je leidinggevende van mening is dat jij beter met je werkdruk moet omgaan, mis je daarnaast ook de belangrijkste sociale steun in dit kader. Blijkbaar is dit een persoonlijk probleem dat jij in je eentje op moet lossen. Dit werkt druk verhogend. Als je overigens eigen baas bent, vraag je dan eens af in hoeverre jij met jezelf een goed ‘gesprek’ kunt voeren over je werkdruk. Meestal is er geen strengere baas dan dat je voor jezelf bent.

Dus proberen we allemaal individueel niet te bezwijken onder de hoge druk en het vele werk, door er zo ontspannen mogelijk mee om te gaan. Maar dit is toch de wereld op z’n kop! Natuurlijk is het belangrijk om niet alles met je op de loop te laten gaan en dingen in perspectief te blijven zien. En ik ben echt heel erg voor een mindfull leven. Maar laten we problemen aanpakken daar waar het ontstaat, namelijk bij te veel werk!

Het probleem zit in de taakdruk. Dit is de druk die je hebt vanwege de hoeveelheid taken die er op je bord liggen. Heel feitelijk dus. Een taakdruk boven de 100% betekent dat je meer taken hebt dan tijd, dus dat is teveel. link naar blogartikel vorige keer. De taakdruk is een van de 4 elementen van een gezonde werkdruk.

Als je weet dat het te veel is, kun je hier een feitelijke oplossing voor bedenken. Dit kun je zelf doen als dat binnen je mogelijkheden ligt, of in overleg met betrokkenen. Eigenlijk zijn er dan een paar oplossingsmogelijkheden. Je doet iets niet, je doet iets later, je doet iets minder, of je werkt iets langer.

Sommigen zeggen dan: Je kunt ook meer doen in minder tijd, dus harder of efficiënter werken. Een goede professional heeft over het algemeen een goede drive, dus harder werken betekent dan meer druk. Maar meer werkdruk zorgt voor minder productiviteit. Dit is dus geen oplossing. Effectiever werken, verzand al snel in afraffelen, niet de tijd nemen om dingen goed te doen. Waardoor het later als een boemerang terugkomt. Dit is dus ook niet direct een oplossing.

Juist door goed te kijken naar je taakdruk en van daaruit keuzes te maken, word je vanzelf productiever. Je weet waar je je schaarse tijd aan wilt besteden en kunt met een heldere focus aan de slag. Dan ga je niet harder werken, maar je krijgt wel meer voor elkaar. Efficiëntie is dan een gegeven.

Daarbij wordt het gesprek met de betrokkenen veel feitelijker. Als er te veel werk is, kun je dit concreet aangeven en je samen buigen over oplossingen. Dit geeft je eindelijk een handvat om een goed gesprek aan te gaan, zonder dat je in een schimmig werkdruk gesprek terecht komt.

Zo bepaal jij je taakdruk:

1. Maak een inschatting hoeveel tijd jouw individuele werkzaamheden kosten. Ga zo nodig in gesprek met betrokkenen om te checken hoe reëel jouw inschattingen zijn. Denk hierbij ook aan het voorbereiden en uitwerken van overleggen en gesprekken. Reken bij werkzaamheden meer tijd dan je in eerste instantie inschat, de meesten van ons zijn positieve planners en denken altijd dat het sneller kan.
2. Bereken je taaktijd voor de komende week. Dit is de tijd die je nodig hebt voor het uitvoeren van je werkzaamheden. Kijk in je agenda naar je werkzaamheden en reken hiervoor de tijd die je bij stap 1 hebt bedacht (niet smokkelen;-))
3. Bereken je taakdruk door de taaktijd te delen door je beschikbare tijd. Vermenigvuldig met 100 om een percentage te krijgen. Stel dat je volgende week voor 60 uur werk hebt, terwijl je een normale werkweek hebt van 36 uur. Dan is je Taakdruk 60/36=1,67. 1,67*100=167%.
4. Als je taakdruk boven de 100% is, maak dan keuzes. Kijk welke werkzaamheden je niet doet, later doet (deze keuze heeft consequenties voor de taakdruk van de week daarna) of minder doet, of kies om iets langer te werken. Als je in dit rekenvoorbeeld alles wilt doen, betekent dit dat je deze week 20 uur langer moet werken. Zo zie je dat dit slechts ten dele een oplossing is.

Kortom: los werkdruk niet op door zo ontspannen mogelijk om te gaan met je te drukke werkweek. Los het probleem op waar het ontstaat: zorg dat je werkzaamheden passen in de tijd die je tot je beschikking hebt.

 

Wil je reageren? Heel graag hier onderaan mijn weblog.

 

© 2014 Callista Roelofs/WaanBrekers, alle rechten voorbehouden.

Dit artikel gebruiken in een tijdschrift, nieuwsbrief of op een website?
Je mag dit artikel vrij plaatsen zolang je onderaan het artikel de onderstaande informatie opneemt, met een werkende link naar mijn website:

“Geschreven door Callista Roelofs van WaanBrekers, auteur van het eBook ‘Breek uit de Waan van de Dag!’ waarin je leest hoe je in 5 stappen kunt bereiken wat er echt toe doet. Vraag het gratis aan op www.waanbrekers.nl”.