Het basisgedrag van een goede professional
Je start je dag achter je overvolle mailbox met een kop koffie en pikt de belangrijkste acties eruit. De acties die echt niet langer kunnen blijven liggen, werk je snel weg en de overige 1457 mail in je inbox laat je voor wat het is. Eigenlijk moet je het nodig opruimen, maar je weet dat je de moed niet zult vinden om deze enorme klus op te pakken. Al is het maar vanwege de zorg om al het vergeten werk dat je tegen zal komen.
Vervolgens ren je de hele dag van het een naar het ander. Overleg hier, gesprekje daar. Iemand spreekt je aan in de gang met de vraag of je nog even iets wilt doen. Oh ja, je zou vorige week al terugkomen op die vraag van je collega en dat ene verslag moet nog even afgemaakt worden. Eenmaal aan het verslag bedenk je dat je daar nog het een en ander voor moet uitzoeken, dus dat duurt veel langer dan gedacht.
Er zijn een aantal belangrijke zaken waar je niet aan toe komt. Bewust of onbewust steek je hiervoor je kop in het zand. Je kunt nu eenmaal niet alles. Je weet dat die klant ontevreden is, maar je weet niet precies de status en wat je moet doen, dus laat je het erbij. Zolang hij niet piept, laat je het nog maar even zo. Maar tegelijkertijd weet je natuurlijk donders goed dat het te laat is als die klant met klachten komt. Toch lukt het je niet om jezelf hiertoe te zetten.
Wat zou het toch heerlijk zijn als je de boel op orde had. Het overzicht om dagelijks te weten waar je aan toe bent en op basis daarvan je keuzes kunnen maken. Wat een rust zou dat geven! Natuurlijk kan het dan nog steeds druk zijn, maar je bent niet gestrest meer omdat je continu in je achterhoofd bezig bent met scannen of je niets bent vergeten.
Daarnaast zou het de communicatie met je omgeving enorm verbeteren. Naast dat je beter in staat bent aan te geven wat je wel en niet kunt waarmaken, zal je waar nodig ook beter gezamenlijk prioriteiten kunnen stellen. En als je collega’s hun overzicht ook op orde hebben, wordt dit uiteraard alleen maar gemakkelijker.
Dit is natuurlijk niets nieuws onder de zon, maar toch pak je het niet aan.
Je hebt er gewoon geen tijd voor om alle achterstand weg te werken. De dag zit nu al helemaal vol en een deel van de avond of het weekend vaak ook al. Dus als je nu ook nog eens tijd zou moeten steken in het creëren van overzicht, weet je helemaal niet meer hoe je het rond moet krijgen. Dat kost je minstens een dag! Dus ploeter je lustig voort.
Daarbij weet je allang dat je het dan toch niet volhoudt om het bijgewerkt te houden. Dat heb je immers al vaak genoeg geprobeerd. Dan heb je het op orde en na 2 weken is het weer net zo’n puinhoop. Het is teveel en het kost teveel tijd. Dus kun je die tijd maar beter steken in het wegwerken van een paar belangrijke acties. Nuttigheidsdenken noemen we dat.
Waar je mee bezig bent is doordraven en het is gewoon niet professioneel! Je werkt als een houtzager die geen tijd neemt om zijn zaag te scherpen. Met een botte zaag kost het steeds meer tijd en energie om het werk gedaan te krijgen. Zo is het ook met jouw complexe werk. Als je niet de tijd neemt om je focus te scherpen, vliegt je aandacht alle kanten op en kost het steeds meer tijd en energie om je werk gedaan te krijgen.
Het hoort bij een professional om de boel goed op orde te krijgen en te houden. Pas dan kun je effectief keuzes maken en lekker aan het werk om goede resultaten te halen. Deze professionaliteit kost je dagelijks 1 uurtje en levert je minstens 2 uur op.
De boel op orde betekent minimaal dat je deze 3 dingen dagelijks op orde hebt:
- Dagelijks je mail op orde. Je inbox is minimaal 1 keer per dag leeg en de mails zijn verwerkt naar waar ze horen. Dat geeft enorm veel rust in je hoofd, omdat je weet dat je geen dingen vergeten bent. Zelfs als je vele mails per dag krijgt en nu nog 1500 of meer mails in je inbox hebt, is dit prima te regelen zonder veel gedoe.
- Elke dag je to-do lijst op orde. Naast je mail is je actielijst de 2e vergaarbak van gedoe. In een goede actielijst is helder wat je vandaag en deze week moet doen; alle acties voor daarna zijn (nog) niet in beeld.
- Je agenda op orde. Even een momentje achterover leunen om helder te maken wat je vandaag wilt doen. Met een bijgewerkte mail en actielijst is dit veel gemakkelijker kiezen.
Deze dagelijkse routine geeft overzicht, rust in je hoofd en dus ruimte om te zien waar je je focus op wilt en moet leggen. En voor een drukke professional is dat een must om je werk goed te kunnen doen.
Kortom: Hoe druk je ook bent en wat er ook op je bord ligt; als je jezelf als professional serieus neemt, zijn je mail, actielijst en agenda dagelijks op orde.
Wil jij ook de boel op orde krijgen? Doe dan mee met de challenge ‘Je mail, actielijst en agenda dagelijks op orde – in 3 weken’ Klik hier voor meer informatie
Wil je reageren? Heel graag! Doe je dat hier, onderaan dan krijg je altijd een antwoord van mij.