Ik zie veel mensen worstelen met hun planning

De meest voorkomende problemen zijn: leer goed plannen

  1. altijd meer werk plannen dan je logischerwijs voor elkaar kunnen krijgen in de tijd die je beschikbaar hebt;
  2. geen tijd inplannen voor onvoorziene zaken (je weet niet WAT er komt, maar wel DAT het komt), waardoor je alsnog altijd achter de feiten aanloopt;
  3. wel plannen, maar vervolgens met andere werkzaamheden aan de slag gaan.

 

En dan zijn er ook nog mensen die de moed hebben opgegeven en helemaal niet meer aan een planning doen

Het effect is eigenlijk in alle gevallen hetzelfde:

  1. je doet niet wat je je hebt voorgenomen om te doen;
  2. je vraagt jezelf aan het einde van de dag af wat je nu eigenlijk hebt gedaan en gaat met een ontevreden gevoel naar huis;
  3. je doet teveel van wat urgent is en te weinig van wat belangrijk is, waardoor je ook op de lange termijn ontevreden bent omdat je je ambities niet waarmaakt.

 

Goed plannen – en je daaraan houden – is dus heel waardevol

Het geeft rust en overzicht en zorgt ervoor dat je aan het einde van de dag tevreden naar huis gaat omdat je gedaan hebt wat je je had voorgenomen.

Dit artikel is onderdeel van een serie van 4 artikelen naar aanleiding van de planningservaringen van mijn zoon Ferron die in 2VWO+ zit. Hier lees je het eerste artikel met de aanleiding voor deze serie en over de 3 succesfactoren van persoonlijke effectiviteit, waarvan goed plannen er een is.

Ferron stond er slecht voor op school toen hij zijn eerste stap naar duurzame persoonlijke effectiviteit zette: Goed leren plannen. Niet van mij (van z’n moeder neemt hij het niet aan uiteraard 😉 ) maar van zijn mentor. Wat hij van haar leerde bleek de basis voor zijn succes. Hier kon hij later de andere succesfactoren op bouwen.

 

De belangrijkste elementen voor een goede planning:

Plan vooruit
Vaak weet je wel ongeveer wat je in een week af wilt hebben, maar plan je niets in. Als je dan 2 uur geen afspraken in je agenda hebt, kijk je op dat moment wat je gaat oppakken. De kans is groot dat je dan geen zin hebt in wat belangrijk is, of dat er op dat moment wat tussenkomt dat urgent is (of lijkt 😉 ) .

Maak een weekplanning waarin je vooraf bepaalt wat precies belangrijk is, hoeveel tijd je verwacht nodig te hebben én wanneer je dat dan gaat doen. Niet in je hoofd maar in je agenda! Ferron heeft geleerd om 2 agenda’s te gebruiken. Een waarin hij zijn huiswerk opschrijft – voor ons het to-do lijstje – en een waar hij zijn weekplanning in zet. Deze ligt thuis op zijn bureau, zodat hij de rest van de week niet meer na hoeft te denken en alleen maar hoeft te kijken waar hij mee aan de slag moet.

Plan in blokken
Door je activiteiten te plannen in blokken, kun je je energie beter verdelen. Afwisseling van maakwerk en denkwerk is beter voor je hersenen. Ferron werkt bij voorkeur in blokken van 45 minuten. Hoe fijn om alle overleggen 45 minuten te plannen ipv een uur, dan heb je steeds een kwartier tussen je afspraken.

De grootste succesfactor en de moeilijkste stap van het werken in blokken is het stoppen als de tijd om is. Gedachten als ‘ik zit er nu net zo lekker in’ of ‘nog even afmaken’ zorgen dat het niet gaat werken. Maar dit WEL doen, levert zoveel op dat het meer dan de moeite waard is om hier je discipline voor in te zetten. Dit is een van mijn eigen grootste valkuilen, maar de dagen dat ik me aan mijn blokken houdt, heb ik steevast meer werk verzet, ben ik meer tevreden over wat ik heb gedaan en mijn werk is van een betere kwaliteit.

Krijg gevoel bij hoelang taken duren
Ik merk dat Ferron de rust heeft om met zijn huiswerk aan de slag te gaan. Hij weet dat hij genoeg tijd heeft voor wat hij moet doen, waardoor hij niet gehaast hoeft te werken. Haast zorgt ervoor dat je niet geconcentreerd kunt werken, het lijkt dan wel alsof je meer werk verzet maar in werkelijkheid doe je minder en maak je meer fouten.

Om dit te kunnen heeft hij in het begin steeds bijgehouden hoeveel tijd hij kwijt was aan zijn huiswerk. Nu heeft hij ervaringscijfers en weet hij dat hij daarop kan bouwen. Wij hebben ook vaak veel terugkerende routine taken die we moeten uitvoeren. Als je alleen al zou weten hoeveel tijd deze taken kosten, dan kun je hiervoor de tijd plannen die je daadwerkelijk nodig hebt.

Het effect van een goede planning is groot. Als het gaat om Ferron was hij 3 maanden geleden gefrustreerd omdat hij het niet in de grip kreeg. Hij gaf docenten en anderen de schuld van wat niet goed ging. Hij liep op zijn tenen, maar wilde geen stapje terug doen. Nu zie ik een puber die goed in zijn vel zit en overzicht heeft over wat hij moet doen om de school te doen die hij wil doen. En dit ook met alle vertrouwen los kan laten om zich te storten op andere belangrijke puberzaken.

Goed plannen levert mij op dat ik meer rust heb in mijn hoofd en juist hierdoor krijg ik meer voor elkaar en hou ik meer vrije tijd over. Wat zou het jou opleveren als je goed zou plannen – en je er ook aan zou houden?

Volgende keer neem ik je mee in de tweede succesfactor van Ferron: het effect van gerichte aandacht.