Deel 4 in de serie over gezonde werkdruk
Dat we kunnen multitasken is een illusie, ook voor vrouwen;-). Sterker nog, het kost ons zo’n 10 minuten om ergens helemaal geconcentreerd in te duiken. Dus als je ergens ‘even’ uitgetrokken wordt, of je doet van alles door en na elkaar, dan creëert dit een vluchtige manier van werken. Dit geeft chaos in je hoofd en het lijkt misschien of je heel hard werkt, maar het is verre van effectief. Het kost je zo’n 30% aan productiviteit is uit onderzoek gebleken.
Wat we doen is niet multitasken, maar versnippering van ons werk. Dit gebeurt op micro en macro schaal. Op micro schaal laat je de mails, collega’s, telefoontjes en social media tussendoor komen. Op macro schaal heb je altijd meerdere projecten tegelijk lopen. Allen verdienen de aandacht, dus overal probeer je tijd voor vrij te maken. Met als gevolg dat je het idee hebt dat je voor geen van je projecten voldoende tijd hebt, je ei er niet in kwijt kunt en niet tevreden bent over het resultaat dat je kunt neerzetten. De doorlooptijd loopt op, projecten lopen uit en niets wordt afgerond.
Dit probleem van versnippering lijkt onoplosbaar. Ten eerste omdat we nu eenmaal gewend zijn om het zo te doen. En gewoontes zijn niet gemakkelijk te doorbreken. Ten tweede hebben we het idee, dat het van ons wordt verwacht om veel taken tegelijk te doen. We kunnen niemand meer laten wachten, moeten altijd beschikbaar zijn en moeten voortgang boeken op onze projecten. Dit is de algehele opinie en het is lastig je daaraan te onttrekken.Ten derde lijkt het als we multitasken, alsof we heel hard werken. Het punt is dat je inderdaad wel heel hard werkt en er moe van wordt, maar dat het niet effectief is. Hard werken, weinig rendement. Zonde dus van je energie, je talent en schaarse tijd. Versnippering is het derde element van een gezonde werkdruk.
Toch is de oplossing vrij eenvoudig (maar niet gemakkelijk): neem de tijd voor dingen! Laat de telefoon gaan als je met iets anders bezig bent en neem daarna de tijd om het telefoontje goed te beantwoorden. Geef een collega aan wanneer je wel tijd hebt. Dit zorgt ervoor dat je de dingen die je doet met aandacht kunt doen. Wel zo rustig voor jezelf en beter voor het resultaat, de relatie en je eigen voldoening. Daarbij kost het uiteindelijk ook nog minder tijd, dus wat wil je nog meer?
Rond een taak of (deel)project af voordat je met een volgende begint. Het is effectiever om de doorlooptijd van een project(taak) zo kort mogelijk te maken. Dus kijk goed naar je planning. Welke taak moet het eerst af zijn? Pak die op, richt hier zoveel mogelijk je tijd, talent, passie en energie op tot het zover af is als mogelijk. Zo geef je jezelf de ruimte om creativiteit, innovativiteit, oplossingsvermogen of wat je ook maar nodig hebt, optimaal in te zetten.
Het komt er op neer dat je echte keuzes maakt in plaats van dat je ervoor kiest om met alles een beetje bezig te zijn. Ik merk bij mezelf elke keer een drempeltje om te kiezen iets niet deze week of zelfs deze maand te doen. Maar eenmaal gekozen brengt het een zucht van verlichting. Focus helder, lekker aan het werk en door kunnen gaan tot het af is. Een project echt kunnen afstrepen van de lijst is een heerlijk gevoel;-). Dan even relaxen en dan ben je klaar voor de volgende uitdaging. Doordat je tijd hebt om ergens echt in te duiken, kom je vaker tot betere resultaten, dan wanneer je overal met je aandacht een beetje overheen vliegt. En het is ook nog eens eerder klaar.
Een taak die je 10 uur kost, moet je in 60 uur werktijd af kunnen krijgen om nog effectief te zijn. Dat is in anderhalve week bij een volledige werkweek. Uit onderzoek blijkt namelijk dat je effectief bent zolang je een doorlooptijd hebt tot 6 keer de taaktijd. Daarboven verlies je snel aan productiviteit, je werkt dan te versnipperd. Dit is een handig rekenregel om eens los te laten op je eigen manier van werken.
Sceptisch? Logisch gezien het gevoel dat het onoplosbaar is. Als je bereid bent om het een kans te geven kun je met het onderstaande experiment aan de slag.
Gebruik dit experiment om versnippering in je werk aan te pakken
- Welke belangrijke projecten ben je op dit moment mee bezig. Knip hele grote projecten in behapbare brokken die je af kunt maken zonder tussenkomst van goedkeuringen, afstemmingsmomenten en dergelijke.
- Bepaal de deadlines van deze (deel)projecten.
- Bepaal nu in welke volgorde je ze wilt afwerken. Wat ga je als eerste aanpakken en echt afmaken zover als op dit moment mogelijk is of handig is. KIES!
- DOE HET! Ook als je weerstand voelt, ook als je jezelf allerlei smoesjes op de mouw spelt om het anders te doen. Dit experiment is ervoor om te ervaren wat het je oplevert. Als je na die tijd van mening bent dat dit niets voor je is, prima. Maar doe wel eerste de ervaring op.
- Bepaal of dit voor je werkt. Zo ja, ga dan door naar het volgende project.
Kortom: multitasken zorgt voor 30% productiviteitsverlies. Eerst een taak afronden voor je met een volgende begint is het eenvoudige maar niet gemakkelijke devies.
Omgaan met versnippering is een onderdeel van het programma ‘Regie over je Tijd’ waarin je leert om een duurzaam gezonde werkdruk te creëren. Klik hier voor meer informatie.
Wil je reageren? Heel graag! Doe je dat hier, onderaan dan krijg je altijd een antwoord van mij.
Wil je meer tips en inspiratie om uit de Waan van de Dag te breken? Klik hier om geheel gratis en vrijblijvend het ebook ‘Breek uit de Waan van de Dag’ aan te vragen’. Je ontvangt mijn nieuwe artikelen dan ook 2-wekelijks in je mailbox.